Bij het plannen van een evenement moeten veel puzzelstukjes worden verzameld en perfect in elkaar worden gepast. U hebt een locatie nodig voor het houden van uw evenement, meubilair, apparatuur, versnaperingen, personeel…en natuurlijk gasten die aanwezig moeten zijn. Maar hoe krijgt u dat allemaal voor elkaar zonder te veel uit te geven? Het opstellen van een evenementenbegroting houdt in dat verschillende opties moeten worden overwogen, prioriteiten moeten worden gesteld en flexibiliteit moet worden betracht. De kosten voor het organiseren van een evenement zijn vaak hoger dan u zou verwachten, dus zonder goede planning kunnen de kosten gemakkelijk uit de hand lopen. Als u zich afvraagt waar u moet beginnen, hebben wij een stap-voor-stap gids samengesteld om u op weg te helpen.
Stap 1: Stel het budget vast voor uw evenement
Evenementplanners krijgen vaak een budget toegewezen voor een evenement – en dit bedrag zal uw uitgangspunt zijn om alles te vinden wat u nodig hebt. Soms is het budget voor uw evenement iets ingewikkelder omdat het afhangt van de ticketverkoop, sponsoring of fondsenwerving. In dit geval moet u uw budget inschatten voordat u begint en het gaandeweg bijstellen, afhankelijk van hoeveel tickets u verkoopt of hoeveel sponsordeals u binnenhaalt.
Is winst maken het doel van uw evenement? U dient dan de winstmarge vast te stellen die u hoopt te bereiken en die doorberekenen in de kosten van uw tickets, merchandise of fondsenwervingsactiviteiten.
Stap 2: Maak een lijst van alle evenementvereisten
Begin met het samenstellen van een ‘verlanglijstje’ van alles wat u op uw evenement zou willen hebben. Het kan geen kwaad om in deze beginfase groot te dromen – maar het helpt ook om realistisch te zijn. Als u een evenement organiseert met een beperkte begroting, kan het aan uw verlanglijstje toevoegen van een champagnereceptie, een live band en luxe goodie bags u later alleen maar teleurstellen.
Begin met de essentiële zaken voor uw evenement – locatie, personeel, verzekering enz… Voeg daaronder alle extra elementen toe die u zou willen toevoegen als de begroting dat toelaat.
Uw lijst zal variëren naargelang het soort evenement dat u plant, maar enkele typische kosten kunnen omvatten:
- Huur van de zaal
- Huur van apparatuur
- Catering
- Technici
- Verzekering
- Marketing
- Uitnodigingen
- Personeel
- Transport
- Entertainment
Stap 3: Vraag offertes aan en maak een overzicht van de geraamde kosten
Zodra u alles in kaart hebt gebracht wat u op uw evenement wilt, is het tijd om de exacte kosten te onderzoeken. Sommige kosten staan vanaf het begin vast, zoals de salarissen van het personeel, maar op andere gebieden wilt u misschien rondkijken voor de beste offerte.
Neem contact op met een paar verschillende leveranciers en vraag hoeveel het zou kosten om hen in te huren voor uw evenement. Als de oorspronkelijke offerte hoger is dan verwacht, vraag dan om een uitsplitsing van de kosten en stel een aantal manieren voor om de kosten te verlagen.
Afhankelijk van uw budget, moet u misschien compromissen sluiten. Is de offerte voor een driegangendiner te hoog? Kijk of u de kosten kunt drukken door in plaats daarvan twee gangen te serveren, of kijk naar alternatieve opties zoals het huren van een foodtruck voor de avond.
Indien mogelijk is het nuttig om soortgelijke evenementen uit het verleden te bekijken om voordat u van start gaat al een idee te krijgen van de kosten. Begrotingen uit het verleden kunnen een nuttig referentiepunt zijn om uw offertes mee te vergelijken – maar vergeet niet dat de kosten in de sector elk jaar meestijgen met de inflatie.
Zodra u de beste prijs hebt gevonden voor alles wat u nodig hebt, maakt u een spreadsheet en vermeldt u de cijfers als uw ‘geraamde kosten’. Dit is hoeveel u denkt uit te geven – maar natuurlijk kunnen zaken veranderen.
Stap 4 – Pas uw begroting aan en houd rekening met onvoorziene uitgaven
Met alle geraamde kosten vóór u, is het tijd om beslissingen te nemen. Misschien kunt u zich alles veroorloven wat op uw lijstje staat, maar misschien moet u uw plannen toch wat bijstellen.
Zet, afhankelijk van de omvang van uw evenement, 10-20% van uw budget opzij als reserve voor onvoorziene uitgaven. Dit betekent dat als er onverwachte kosten of last-minute wijzigingen zijn, u niet in het rood komt te staan. Kijk met dat in gedachten nog eens naar uw begroting en overweeg of er kosten zijn waarop u moet bezuinigen.
Als het budget krap is, bedenk dan wat de belangrijkste elementen van uw evenement zijn. Bij een conferentie wilt u bijvoorbeeld misschien niet inleveren op de kwaliteit van de AV-apparatuur, maar misschien kunt u kosten besparen door uitnodigingen per e-mail te versturen in plaats van op papier.
Stap 5 – Aankopen doen en de werkelijke kosten bijhouden
Zodra u tevreden bent met uw begroting, kunt u beginnen met het vastleggen van belangrijke elementen van het evenement. Het is verstandig om te beginnen met de niet-onderhandelbare zaken op uw lijst – bijvoorbeeld de locatie of het personeel. Noteer elke uitgave als ‘werkelijke kosten’ in uw begrotingsspreadsheet en controleer alle uitgaven die meer kosten dan u had voorspeld.
Het is belangrijk te onthouden dat een begroting een flexibel document is. Sommige kosten zullen vanaf het begin vastliggen, maar andere zullen afhangen van het aantal tickets dat u verkoopt of het aantal gasten dat een RSVP stuurt. Als u bijvoorbeeld niet genoeg tickets verkoopt voor een festival, kunt u ontdekken dat het niet rendabel is om drie verschillende podia op te zetten. U moet uw begroting opnieuw evalueren en alternatieve opties overwegen. Misschien zet u maar één podium op, of misschien werft u wat vrijwilligers om op personeelskosten te besparen?
Stap 6 – Evalueer uw definitieve cijfers
Nadat het evenement heeft plaatsgevonden, kunt u al uw uitgaven verzamelen en afzetten tegen uw begroting. Heeft u meer uitgegeven dan verwacht? Misschien heeft u een flinke winst gemaakt? Kijk naar elk gebied waaraan u uw budget hebt besteed en ga na of u iets anders had kunnen doen. Maak aantekeningen, zodat als u in de toekomst een soortgelijk evenement plant, u zich herinnert wat goed ging en wat u misschien zou willen veranderen.
Het budgetteren van een evenement kan een flinke klus lijken – maar het is gemakkelijk onder controle te houden. Begin vroeg met het budgetteringsproces, blijf flexibel en houd rekening met omstandigheden die gaandeweg kunnen veranderen. Met wat creatief denkwerk en een open geest kunt u uw volgende evenement met vertrouwen plannen en begroten.